In che modo l'implementazione del software ERP avvantaggia la tua azienda

Software ERP è uno dei sistemi software più complicati all'interno di un'azienda, ma è anche uno dei più vantaggiosi.

Le installazioni ERP di successo riuniscono una varietà di tecnologie connesse che consentono alle organizzazioni di semplificare e automatizzare le attività, risultando in un'unica fonte di verità in tutta l'azienda.

Il processo di adozione dell'ERP è afflitto da rischi come la trasmissione di dati imprecisi e la mancanza di formazione dell'utente finale. Di conseguenza, implementare con successo i sistemi ERP richiede allineamento, pianificazione approfondita e collaborazione interfunzionale.

In questo articolo, esamineremo come le aziende possono efficacemente evitare i rischi critici associati alle installazioni di software su larga scala implementando una metodologia standardizzata durante il processo di pianificazione dell'implementazione ERP.

Che cos'è l'ERP?

Mentre molte persone scambiano ERP per un semplice software di contabilità, è molto più che debiti, crediti e voci di diario.

In poche parole, ERP è un'applicazione software che integra (o collega) tutte le attività o le transazioni aziendali in un'unica applicazione software. Un unico sistema gestisce ogni aspetto della fabbrica, del magazzino, del reparto contabilità, del servizio clienti o dell'ufficio esecutivo.

I sistemi ERP (che spesso contengono software di contabilità "core" e una contabilità generale) in genere integrano la gestione dell'inventario e della catena di approvvigionamento, l'elaborazione e gli acquisti degli ordini, la gestione delle relazioni con i clienti, la produzione, la rendicontazione finanziaria e la contabilità e altri.

Cos'è l'implementazione ERP?

Un sistema ERP integra diversi processi aziendali, come finanza, risorse umane, vendite e produzione, per fornire vantaggi come maggiore produttività ed efficienza. Il metodo di progettazione, impostazione e distribuzione di un sistema ERP è chiamato implementazione ERP. Poiché un sistema ERP supporta e automatizza varie attività, il processo richiede spesso alcuni mesi ed è sofisticato.

Per garantire un'installazione corretta, l'azienda deve innanzitutto analizzare attentamente le proprie esigenze, determinare come riorganizzare le operazioni per accogliere il sistema, configurare il sistema ERP per supportare tali processi e quindi testarlo correttamente prima di distribuirlo agli utenti. Una preparazione adeguata e una tecnica di implementazione graduale sono essenziali per completare tutte queste attività in tempo.

Qual è il miglior metodo di implementazione?

Le due strategie più comuni sono l'adozione del big bang ERP e l'adozione graduale dell'ERP.

Il tuo sistema completo va online con l'ERP "big bang" e tutti i membri della nostra azienda effettuano la transizione contemporaneamente. In breve, stai portando online tutti i moduli di tutti i reparti contemporaneamente. Questo metodo può ridurre i tempi di implementazione dell'ERP, ma può anche creare interruzioni più significative alle normali operazioni aziendali e gravare ulteriormente sul personale.

D'altra parte, una strategia graduale prevede l'introduzione graduale del sistema ERP, spesso per modulo o area funzionale. Questo processo di implementazione, spesso noto come "atterra ed espandi", richiederà più tempo poiché gli elementi vengono introdotti gradualmente nel tempo. Questa strategia può aiutare il personale interno a ridurre il rischio e l'ansia.

Entrambi gli approcci di implementazione ERP presentano vantaggi e svantaggi. Il tuo team di partner tecnologici può assisterti nello sviluppo della strategia di implementazione ottimale per le tue circostanze specifiche.

Quali sono le sei fasi dell'implementazione dell'ERP?

1. Scoperta e pianificazione

Qual è esattamente la prima fase dell'implementazione dell'ERP? Questa fase comprende la ricerca e la selezione del sistema, la formazione di un team di progetto e la specifica dei requisiti di sistema completi.

Il team di progetto sarà responsabile di vari compiti di implementazione, come la pubblicazione del piano di progetto e le date degli obiettivi, l'allocazione delle risorse appropriate, le decisioni relative al prodotto e al design e la gestione quotidiana del progetto.

Uno dei primi obiettivi del team sarà acquisire una conoscenza approfondita delle difficoltà attuali, come le inefficienze dei processi ei requisiti dei sistemi ERP. Supponiamo che l'azienda abbia già stabilito un business case ERP. Potrebbe aver specificato ampie preoccupazioni aziendali e obiettivi di implementazione, come una chiusura finanziaria più rapida, una migliore visione operativa o la preparazione per un'IPO. Questi possono portare a studi più approfonditi, inclusa la documentazione delle routine attuali e lo sviluppo del sistema di concentrazione.

Durante questa fase, il team può scegliere e acquistare un sistema ERP quando l'azienda ha una chiara comprensione delle sue esigenze. Una decisione fondamentale è se utilizzare una soluzione ERP locale o basata su cloud. Acquistate e installate hardware e software nel data center della vostra organizzazione per una soluzione locale. D'altra parte, l'ERP basato su cloud viene spesso fornito come servizio in abbonamento accessibile tramite Internet, rendendone più facile l'adozione e richiedendo meno competenze IT interne.

. Progetto

La fase di progettazione sviluppa un progetto dettagliato per il nuovo sistema ERP basato su requisiti precisi e una comprensione dei flussi di lavoro correnti. Questa fase prevede la creazione di flussi di lavoro nuovi e più efficienti e altri processi aziendali che utilizzano il sistema. Gli utenti dovrebbero essere interessati nella fase di progettazione perché hanno la conoscenza più dettagliata degli attuali processi aziendali. Coinvolgerli nel processo di progettazione aiuta anche a garantire che accettino e utilizzino il nuovo sistema.

3. Sviluppo

La fase di sviluppo può iniziare dopo che sono stati stabiliti chiari criteri di progettazione. Questa fase comporta l'impostazione e, se necessario, l'adattamento del software per accogliere le procedure riviste. Può anche comportare l'integrazione con qualsiasi altro sistema aziendale dell'azienda che il sistema ERP non sostituirà. L'azienda deve installare l'hardware e il software necessari se si utilizza un sistema ERP locale.

Insieme allo sviluppo del software, il team dovrebbe creare materiali di formazione per aiutare gli utenti ad adattarsi al nuovo sistema. Deve anche iniziare a pianificare la migrazione dei dati, che può essere complicata poiché richiede spesso l'estrazione, l'elaborazione e il caricamento dei dati da numerosi sistemi, ciascuno dei quali può utilizzare vari formati e contenere informazioni duplicate o incoerenti.

4. Test

I test e lo sviluppo potrebbero avvenire contemporaneamente. Il team di progetto, ad esempio, può testare moduli e funzionalità specifici, quindi progettare riparazioni o modifiche in base ai risultati e ripetere il test. In alternativa, può provare un modulo ERP mentre un altro è ancora in fase di sviluppo. Il test iniziale delle operazioni fondamentali del software dovrebbe essere seguito da un test approfondito delle sue capacità complete, incluso consentire a determinati dipendenti di testare il sistema per tutte le loro attività quotidiane. Questa fase dovrebbe comportare anche il test dei dati trasferiti e la formazione di base dell'utente finale.

5. Distribuzione

Hai lavorato a questa fase sin dal lancio del sistema. Preparati ai problemi poiché potrebbero esserci molti pezzi in movimento e alcuni membri del personale confusi, nonostante i tuoi migliori tentativi di prepararli per la transizione. Il team di progetto dovrebbe essere pronto a rispondere alle domande, assistere gli utenti nella comprensione del sistema e sforzarsi di risolvere eventuali problemi. Se necessario, il tuo partner di implementazione dovrebbe essere in grado di aiutarti a risolvere i problemi. Gli utenti potrebbero aver bisogno di tempo per adattarsi al sistema e ottenere gli aumenti di produttività previsti.

6. Supporto e aggiornamenti

Dopo l'implementazione, coltivare il tuo progetto ERP aiuta a soddisfare gli utenti e garantisce che l'organizzazione ottenga i risultati previsti. Durante questa fase, il team di progetto sarà ancora responsabile del Sistema ERP, ma la sua attenzione si concentrerà sull'ascolto del feedback degli utenti e sull'adattamento del sistema di conseguenza. Man mano che vengono introdotte nuove funzionalità, sono necessari ulteriore sviluppo e configurazione. I nuovi dipendenti vengono formati sul sistema.

Perchè importa?

Più funzioni aziendali in un'azienda prendono decisioni che influenzano l'organizzazione in qualsiasi momento. ERP consente la gestione centralizzata di tutte le divisioni e operazioni aziendali.

ERP è un magazzino di informazioni e un'unica fonte di verità per l'organizzazione. Semplifica la vita dei decisori e consente ai responsabili di reparto di fare affidamento sui dati per prendere decisioni aziendali critiche.

Ecco i motivi per cui l'implementazione ERP è fondamentale per la tua azienda.

1. Analisi dettagliata

Poiché ERP è un database centralizzato, fornisce anche funzionalità di reporting. Registra ogni attività degli utenti e assiste i dirigenti aziendali nel prendere decisioni che potrebbero migliorare la funzionalità aziendale. La creazione di report senza un ERP può richiedere molti giorni o settimane. I report storici aiutano a mappare ciò che le aziende potrebbero trascurare nel monitoraggio in tempo reale. Un'organizzazione può sviluppare report per qualsiasi funzione aziendale e approfondire per avere una comprensione più profonda, dalla finanza alla gestione dell'inventario.

2. Aumenta il ROI

Le organizzazioni che utilizzano ERP per la prima volta potrebbero ritenere che sarà costoso. Tuttavia, dopo che l'azienda ha superato la fase di soggezione, vedrà valore nei suoi investimenti ERP. ERP collega tutte le applicazioni critiche di un'organizzazione. I dipendenti possono utilizzare ERP come un'unica fonte di verità piuttosto che navigare tra diverse app per ottenere informazioni. I dipendenti possono accedere a una sola applicazione, il che riduce i costi di formazione, fa risparmiare tempo e offre loro maggiore visibilità.

3. Miglioramento delle prestazioni dei dipendenti

I dipendenti sono impiegati per svolgere il proprio lavoro e completare i propri incarichi. Tuttavia, devono svolgere responsabilità amministrative per garantire la conformità dei processi e l'integrità dei dati. Influenza le loro prestazioni perché la maggior parte del loro tempo è dedicata ad attività amministrative. Mina il morale del personale e impedisce loro di svolgere i propri compiti. La corretta soluzione ERP può aiutarti ad automatizzare le operazioni ripetitive e consentire al personale di completare il proprio lavoro in meno tempo.