Che cos'è il software ERP: come funziona e perché usarne uno?

Cos'è il software ERP

I manager di aziende di tutte le dimensioni devono destreggiarsi tra varie responsabilità operative. Questi includono, tra le altre cose, processi aziendali come la gestione della catena di approvvigionamento, la gestione delle relazioni con i clienti e la pianificazione delle risorse di produzione. Non è facile gestire tutti questi componenti aziendali in modo indipendente o manuale. L'uso crescente di sistemi come la pianificazione delle risorse aziendali (ERP) è comprensibile. Sistemi ERP integrare tutti i reparti aziendali, ottenendo flussi di lavoro e processi decisionali più snelli. Ora che c'è più tempo, le aziende possono concentrarsi sulle proprie capacità principali.

Che cos'è l'ERP?

ERP è principalmente un programma che consente controlli e saldi interni semplificando le operazioni aziendali. Ciò si ottiene utilizzando un database centralizzato che raccoglie le informazioni provenienti da diversi reparti, tra cui contabilità, produzione, gestione della catena di approvvigionamento, vendite e marketing (HR).

Ogni azienda ha compiti da completare che includono numerosi stakeholder con varie responsabilità. Tuttavia, diventa difficile quando le informazioni necessarie per eseguire le procedure e prendere decisioni importanti sono distribuite su più piattaforme. Indipendentemente dal fatto che le informazioni siano conservate in fogli di calcolo o software di gestione aziendale, i dipendenti hanno bisogno di aiuto per trovarle e occasionalmente hanno bisogno di accedervi.

È estremamente impegnativo mantenere tutti aggiornati, data la varietà di fonti di dati, e la produttività e il lavoro di squadra ne risentono, soprattutto quando un'azienda cresce. I dipendenti hanno bisogno di più tempo per cercare documenti e possono finire per duplicare il lavoro poiché non c'è un posto dove possono andare per le informazioni più recenti su tutti gli aspetti dell'organizzazione rilevanti per loro.

Questo problema viene risolto da un sistema ERP, che raccoglie i dati in un unico database per offrire ai manager e ai membri del personale visibilità interdipartimentale. Inoltre, elimina i problemi derivanti da fonti di dati contrastanti e consente loro di analizzare vari scenari, trovare modi per ottimizzare i processi e fornire significativi vantaggi in termini di efficienza. Di conseguenza, i costi sono ridotti ei dipendenti sono più produttivi poiché dedicano meno tempo alla ricerca di informazioni.

Come funziona un ERP?

Le soluzioni di pianificazione delle risorse aziendali utilizzano spesso un unico database per varie attività aziendali per eliminare il lavoro umano e semplificare gli attuali flussi di lavoro aziendali. I dashboard vengono spesso utilizzati nei sistemi ERP, consentendo agli utenti di monitorare l'efficienza e la redditività osservando i dati in tempo reale in tutta l'azienda. A seconda del sistema ERP utilizzato, la soluzione può prendere in considerazione i livelli di inventario, le date di spedizione e altri fattori per determinare quale centro di distribuzione può completare un ordine in modo tempestivo. Senza un ERP, i dati dipartimentali sono compartimentati, il che complica l'accesso a tutta l'azienda. Con l'ausilio di un sistema di pianificazione delle risorse aziendali, diversi reparti possono condividere e accedere ai dati aziendali in un'unica posizione.

Caratteristiche principali dell'ERP:

1. Contabilità

Budget, proiezioni, contabilità generale (GL), contabilità fornitori (AP) e contabilità clienti (AR) sono solo alcuni esempi di dati finanziari che possono essere monitorati, archiviati e analizzati utilizzando le funzionalità di contabilità ERP (AR). I sistemi possono eseguire attività complesse come l'amministrazione fiscale, la gestione delle immobilizzazioni, il riconoscimento delle entrate e la riconciliazione multivaluta.

2. Gestione delle relazioni con i clienti (CRM)

Le informazioni sulle relazioni con i clienti vengono aggiunte al mix quando i componenti CRM sono integrati con i sistemi ERP, ampliando la prospettiva dell'azienda. Tutte le informazioni sui clienti, compresi i contatti, la cronologia degli ordini, gli ordini di acquisto e lo stato dei potenziali clienti, sono archiviate in un unico database facilmente accessibile.

3. Vendite e marketing

La capacità di vendere, aumentare le vendite, creare offerte e ordini di acquisto, prevedere, gestire le commissioni e tenere traccia di informazioni cruciali come margini e rapporti di profitto è un altro vantaggio che i sistemi ERP con CRM integrato forniscono ai team di marketing e vendita.

La capacità di generare più contatti, sviluppare e implementare rapidamente campagne e monitorare l'attività dei clienti durante l'intero ciclo di vendita può essere vantaggiosa per i team di marketing.

4. Gestione della catena di fornitura (SCM)

I sistemi ERP monitorano l'inventario, la domanda, le procedure di produzione, la logistica e la distribuzione per raccogliere informazioni sull'efficacia di un'azienda nella gestione della catena di approvvigionamento. Le operazioni sono ottimizzate da ordini di lavoro suggeriti, ordini di trasferimento e ordini di acquisto distribuiti su più siti in una catena di fornitura completamente automatizzata e collegata.

La pianificazione delle risorse di distribuzione e degli inventari può trarre vantaggio dall'utilizzo dei sistemi SCM. Il monitoraggio della catena di approvvigionamento in tempo reale può aiutare le aziende a trovare aree dispendiose e migliorare la gestione e il controllo dell'inventario.

5. Risorse umane (HR)

Il componente HR di un sistema ERP funge da piattaforma completa per la gestione dei dipendenti, inclusi cronometraggio, buste paga, assunzioni e onboarding. Procedure HR complesse, come detrazioni fiscali e benefici, possono essere automatizzate con l'integrazione ERP, risparmiando tempo, denaro ed errori umani.

6. Automazione

Il libro paga, l'elaborazione degli ordini, la fatturazione, la creazione di report e altre operazioni aziendali ripetitive possono essere automatizzate con l'aiuto di un sistema ERP. L'automazione accelera l'immissione dei dati, riduce gli errori e libera il tempo del personale per attività che aggiungono più valore.

A causa della natura dei sistemi ERP, le informazioni inserite da un utente sono accessibili a tutti gli utenti all'interno dell'azienda. Quindi, ad esempio, quando uno SKU specifico diventa disponibile, un modulo di monitoraggio dell'inventario può avviare immediatamente una spedizione e una fattura. Ciò si traduce in un aumento del reddito e in una migliore soddisfazione del cliente. Oppure, per aiutarli a prendere decisioni, i leader della linea di business possono ricevere immediatamente le statistiche più recenti sul flusso di cassa e altre metriche.

7. Integrazione

Le barriere dei dati possono causare inefficienza, opportunità mancate e disaccordo operativo dipartimentale. Il vantaggio principale e probabilmente più significativo dell'ERP è la capacità di condividere dati finanziari, funzionali e aziendali critici all'interno dell'organizzazione in tempo quasi reale da un unico punto di vista.

I sistemi ERP forniscono i mezzi per creare business intelligence traducendo questi dati in report e approfondimenti che un'azienda può utilizzare, tra le altre cose, per riallocare risorse o sfruttare nuove opportunità di mercato.

8. Analisi dei dati

L'utilizzo efficace dei dati è sempre un obiettivo prioritario per i CFO e altri dirigenti aziendali. I dipendenti possono ora raccogliere un'ampia gamma di dati grazie all'analisi dei dati, che può trasformarsi in informazioni fruibili su nuove prospettive di business e su come migliorare le operazioni attuali, tagliare i costi, rilevare le frodi e fornire un servizio migliore ai consumatori.

Come funziona il software ERP

Perché questo tema?

Molte aziende dipendono dalle tecnologie ERP (Enterprise Resource Planning) per avere successo. Enterprise Resource Planning (ERP) è il nome dato al software e ai sistemi utilizzati per pianificare, coordinare e gestire tutti i processi vitali di produzione, finanziari, della catena di approvvigionamento e altri processi aziendali. L'ERP può semplificare le operazioni aziendali automatizzando la contabilità, il marketing, la gestione dei progetti, la gestione delle relazioni con i clienti, la gestione del rischio e la gestione della supply chain. Mentre un'azienda può utilizzare una singola applicazione ERP, disporre di una suite completa di sistemi ERP semplifica i processi, collega ogni area aziendale e consente una migliore raccolta e comunicazione dei dati. I sistemi ERP odierni estendono le operazioni consentendo alla collaborazione e alle soluzioni digitali di comunicare in modo efficace con i partner esterni all'azienda, come clienti, fornitori, istituzioni finanziarie, ecc., anche se ogni azienda vedrà il valore di questa tecnologia in modo diverso. Di seguito sono riportati alcuni vantaggi fondamentali e onnicomprensivi offerti da ERP:

1. Informazioni in tempo reale e rapporti migliorati

Uno dei vantaggi più significativi dell'ERP è che funziona come un hub di dati vitale. Un'unica fonte di verità e la visibilità di cui hai bisogno per prendere decisioni migliori sono fornite da una posizione centrale in cui puoi raccogliere, archiviare e analizzare i dati delle tue attività utilizzando un sistema ERP. Questi dati centralizzati consentono a un'organizzazione di ottenere informazioni in tempo reale e produrre report più utili. Si possono confrontare le operazioni tra le divisioni e controllare quotidianamente le variabili aziendali come i livelli di inventario per gestire meglio il capitale senza richiedere numerosi fogli di calcolo o fonti di dati. Le scoperte tecnologiche stanno combinando i dati con sofisticati sistemi di intelligenza artificiale per migliorare i report analitici e persino fornire approfondimenti su richiesta tramite comandi vocali. I dati sono il nuovo oro.

2. Accessibilità cloud

Sebbene esistano opzioni per i sistemi ERP on-premise, cloud Software ERP ha recentemente guadagnato popolarità. La mobilità, la riduzione del carico di lavoro per il personale IT e la sicurezza dei dati dedicati sono alcuni dei principali vantaggi del cloud ERP. Finché si dispone di una connessione Internet e di una soluzione ERP ospitata nel cloud, è possibile utilizzare un dispositivo mobile per accedere al sistema ovunque. Di conseguenza, il lavoro può essere completato più rapidamente senza la presenza dei membri del team.

3. Migliore servizio clienti

Le informazioni sui clienti costituiscono una parte dei dati che ERP funge da hub centrale. Più reparti possono accedere prontamente e collaborare alle richieste dei clienti quando i dati dei clienti sono archiviati centralmente, con tempi di risposta più rapidi, maggiore precisione degli ordini e tempi di consegna migliorati. Invece di tenere fogli di calcolo, il personale di vendita può concentrarsi sullo sviluppo di connessioni con i clienti e gli esperti di marketing possono progettare campagne pubblicitarie incentrate sul cliente.

4. Maggiore efficienza

L'automazione delle attività manuali e di routine è uno dei principali vantaggi dell'ERP per le aziende. I dipendenti possono ora concentrarsi su cose che genereranno più denaro e aiuta anche a standardizzare le procedure aziendali di routine. Una migliore previsione della domanda, meno colli di bottiglia nella produzione, tempi di consegna più brevi, una supply chain più reattiva e trasparente e una crescita aziendale sono tutti vantaggi di una maggiore efficienza.

5. Flessibilità

L'adattabilità dei sistemi ERP odierni è una caratteristica apprezzata da molti utenti. Le applicazioni nel trucco modulare vengono utilizzate da sole o come suite completa. Senza dover acquistare nulla di cui non ha bisogno, un'azienda può scegliere le migliori applicazioni che soddisfano le sue esigenze. Le aziende possono eliminare i metodi ingombranti che hanno impiegato grazie a questa flessibilità.

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