Anche altri fattori, come accordi diversi, potrebbero essere problematici, insieme a diverse opzioni di fatturazione. Assicurati che nulla sia impreciso o causi un problema. È necessario considerare numerosi fattori e assicurarsi che tutti i lavori vengano completati tempestivamente e correttamente.
Potresti aver bisogno di uno strumento digitale utile per organizzare le cose, ma come puoi far funzionare la tecnologia a tuo favore e come può aiutare la tua azienda? Esaminiamo le principali categorie di software e strumenti di contabilità per fornitori di servizi logistici di terze parti e come utilizzare le soluzioni digitali per risolvere i problemi di fatturazione.
Cos'è il 3PL?
Se possiedi un sito di vendita al dettaglio, l'evasione degli ordini è fondamentale per le operazioni della tua attività. Potresti scoprire che l'elaborazione interna degli ordini dei clienti non è più praticabile man mano che la tua azienda si espande.
La logistica di terze parti può aiutare in questo. Con l'aiuto di 3PL Billing and Invoicing, un'azienda può esternalizzare la logistica operativa, dal magazzino alla distribuzione, liberando il tuo tempo per concentrarti su altri aspetti della tua organizzazione.
Esiste un'ampia gamma di servizi offerti da fornitori di servizi logistici di terze parti relativi alla logistica della catena di approvvigionamento. Sono inclusi i servizi di logistica, stoccaggio, prelievo, imballaggio, pianificazione dell'inventario, elaborazione degli ordini, spedizione e logistica.
L'espressione "logistica di terze parti" potrebbe non essere stata utilizzata, ma negli anni '1970 e '1980 le aziende hanno iniziato a esternalizzare le proprie esigenze logistiche in entrata e in uscita a soggetti esterni.
Il termine "3PL" è diventato comune a causa dello sviluppo e dell'espansione dell'e-commerce negli anni '1990 e 2000 e i 3PL hanno ampliato la portata delle loro offerte. Logistica di terze parti è il termine utilizzato per descrivere la catena di approvvigionamento integrata delle operazioni di magazzino e dei servizi di trasporto.
Fatturazione 3PL processi
- Firma di un accordo. È necessario stabilire un contratto di fatturazione con il cliente che includa tutte le specifiche, inclusa la frequenza della fatturazione, i servizi da fornire, i prezzi, le condizioni speciali e le opzioni di pagamento. Per informazioni sui tuoi diritti e doveri legali, fai riferimento alla Sezione 7 del Codice commerciale uniforme. Puoi anche cercare gli standard del settore per i termini contrattuali e le procedure di fatturazione dall'International Warehouse Logistics Association (IWLA).
- Raccolta dati per transazioni. Dopo aver completato i servizi delineati nel contratto, si compilano i dati su tutte le azioni intraprese nei confronti di quel cliente, come rapporti di tempo e manodopera, ordini di lavoro, ricevute di acquisti, rapporti di evasione degli ordini, rapporti di forniture e così via. I servizi a valore aggiunto sono sicuramente inclusi se li offri.
- Calcolo. In base agli accordi di fatturazione, decidi quali servizi devono essere fatturati e quanto addebitare. Alcuni servizi, come l'archiviazione, potrebbero essere fatturati mensilmente; altri (come la scelta e l'imballaggio) sono spesso fatturati per articolo.
- Scrivere e inviare una fattura. Infine, dai al tuo cliente una fattura con un elenco di tutti i costi.
Principali problemi di fatturazione e fatturazione 3PL
1. Mancanza di visibilità dei consumatori
– I clienti chiedono spesso: "Perché ci è stato addebitato questo?" o "A cosa serve esattamente questo conto?" I clienti devono capire cosa stanno acquistando. Non puoi decostruire adeguatamente le tue quotazioni tariffarie, fornire le informazioni necessarie o addirittura certificare l'accuratezza delle statistiche se la tua fatturazione viene eseguita manualmente o con tecnologie obsolete. Che mondo meraviglioso sarebbe se non dovessi verificare e spiegare ogni voce della fattura!
2. Informazioni disgiunte
– Molte operazioni vengono eseguite giornalmente nei magazzini. Se non hai un collegamento diretto tra la gestione del magazzino e i processi di fatturazione per monitorare e documentare ogni singola attività, è più probabile che trascuri qualcosa. Naturalmente, le operazioni non fatturate sono quelle che non vengono rilevate. Non vuoi perdere soldi, vero? No, poiché ciò implica una perdita di entrate.
3. Ritardi di tempo
– In relazione ai problemi precedenti, la fatturazione ritardata è un evento irritante ma comune. In questa situazione è richiesta la precisione e non solo una virtù. Puoi dimostrare la tua affidabilità e guadagnare la fiducia e la cooperazione dei tuoi clienti consegnando le fatture appropriate ai clienti nei momenti appropriati.
4. Errori umani
– Ebbene, alla luce di tutti i problemi che abbiamo descritto con la fatturazione, questo problema dovrebbe essere piuttosto evidente. La probabilità di errori è eccessiva se i calcoli vengono eseguiti su fogli di calcolo Excel o su carta. Di conseguenza, o si perde denaro se si paga meno, o il consumatore non è soddisfatto delle spese extra. Inoltre, il personale contabile impiega più tempo poiché la documentazione deve essere corretta e riscritta.
5. Accordi con i clienti variabili
– Poiché ogni consumatore è unico, spesso devi fornire un approccio personalizzato per conquistarlo dai tuoi rivali. Questo porta a offrire prezzi specifici, fare accordi unici e promuovere sconti esclusivi, ma crea anche complessità quando si producono fatture personalizzate.
Come migliorare la gestione della Fatturazione e Fatturazione 3PL:
1. Automatizza la fatturazione dei tuoi clienti 3PL
Le operazioni di amministrazione della fatturazione 3PL possono essere automatizzate per eliminare ulteriormente le interazioni umane. Il passaggio successivo consiste nello sviluppo di set di regole per consentire l'automatico Fatturazione cliente 3PL una volta che i tuoi sistemi di spedizione sono stati collegati e i tuoi dati sono stati raccolti e standardizzati nella tua piattaforma di monitoraggio dei pacchi e business intelligence (BI).
Non tutti i 3PL sono identici per quanto riguarda l'amministrazione della fatturazione e le procedure di fatturazione. Ogni azienda avrà diversi vettori, piani tariffari, accordi con i clienti e sconti a causa dei propri requisiti aziendali unici, aumentando la complessità del processo di fatturazione del cliente.
Ecco perché è fondamentale disporre di uno strumento di analisi logistica in grado di gestire un numero infinito di set di regole e analizzare rapidamente milioni di record.
Integrando i loro vari sistemi aziendali, i 3PL possono utilizzare meglio il loro strumento di analisi logistica per generare fatture per i clienti e gestire efficacemente i pagamenti reinserindo automaticamente i dati nel sistema di destinazione.
2. Riunisci il tuo stack tecnico di spedizione.
L'integrazione completa dei sistemi in tutto lo stack tecnologico di spedizione dei pacchi è il primo passo per migliorare l'analisi dei pacchi 3PL e i processi di fatturazione. Per sfruttare i dati business-critical, ogni sistema che utilizzi per consegnare i pacchi deve essere collegato e fornire dati alla tua piattaforma di analisi dei pacchi e BI.
Utilizzando un solido sistema di analisi dei pacchi che fornisce un'unica fonte di verità e consente il processo decisionale basato sui dati mappando i campi di dati e importando regolarmente i dati di spedizione completi.
L'aggregazione e la standardizzazione dei dati è la fase successiva dell'integrazione dello stack tecnologico di consegna dei pacchi. I nomi dei campi o delle colonne nei dati archiviati nei sistemi TMS, WMS, OMS e dei gestori spesso non corrispondono. Il nome di un account in un file potrebbe essere indicato come il nome di un cliente in un altro. A meno che non si utilizzi una soluzione in grado di normalizzare i dati al momento dell'importazione, i campi non standard nei dati causeranno enormi problemi di comprensione e analisi.
È fondamentale scegliere una piattaforma di analisi dei pacchi e di business intelligence in grado di accettare dati in varie forme e modificarli automaticamente durante l'importazione.
Le tradizionali tecnologie di analisi dei pacchi richiedono spesso un formato rigido di importazione dei dati, che attribuisce la responsabilità di aggiornare manualmente tali dati a una risorsa umana. Le aziende più piccole trovano questo inefficiente e dispendioso in termini di tempo, ma per spedizionieri e 3PL significativi, le interfacce umane creano rapidamente colli di bottiglia e difficoltà in tutto il sistema di spedizione. Per aumentare la produttività e ridurre i punti di contatto umani, assicurati di utilizzare un pezzo di analisi avanzata in grado di acquisire dati da varie origini e formati.
Vantaggi dell'utilizzo di fatturazione e fatturazione 3PL
Un fornitore 3PL può essere utilizzato con diversi vantaggi. Il vantaggio più significativo è che, esternalizzando queste operazioni, puoi concentrarti sulla crescita delle vendite, del marketing e della linea di prodotti della tua azienda. Hai risorse e tempo aggiuntivi dopo l'outsourcing di 3PL. Ecco alcuni altri vantaggi:
- Migliora l'esperienza del cliente soddisfacendo le sue aspettative per consegne regolari il giorno successivo o lo stesso giorno. Poiché hai accesso all'ampia rete di distribuzione di 3PL, puoi fornire una consegna rapida indipendentemente da dove viene inviato l'ordine.
- Risparmia sulle spese. Senza utilizzare il proprio spazio e dipendenti, potrebbe comportare notevoli risparmi sui costi quando si tratta di storage. Inoltre, le aziende che offrono previsioni di inventario efficaci possono aiutarti a massimizzare i livelli di scorte e ridurre le spese per mantenere le merci a portata di mano.
- Salire o scendere quando necessario. La domanda varia durante l'anno per la maggior parte delle imprese. Puoi controllare picchi e minimi in modo più efficiente utilizzando un 3PL anziché assumere impegni di capitale non necessari.
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